Digitale bezoekersregistratie verplicht voor optimale veiligheid in je bedrijf
Wat omvat een goede bezoekersregistratie?
Dankzij bezoekersregistratie krijg je een overzicht van welke personen er op een bepaald moment in je bedrijfsgebouwen aanwezig zijn. Bezoekers moeten zich hiervoor aanmelden, met naam, aankomst- en vertrekuur. Dit verschilt van de registratie van medewerkers die zich bijvoorbeeld registreren met een badge of via een vingerscan.
Waarom kiezen voor digitale bezoekersregistratie?
- In tijden van corona speelt bezoekersregistratie een belangrijke rol bij de contact tracing in geval van een besmetting of uitbraak. Daarnaast is het bij calamiteiten (zoals brand) cruciaal dat de hulpdiensten snel een overzicht van de aanwezige personen krijgen. Zo kunnen ze nagaan of iedereen in veiligheid is.
- Maar er zijn nog tal van andere toepassingen waarbij bezoekersregistratie erg nuttig is, denk bijvoorbeeld aan een calamiteit of voor een evenement met vooraf geregistreerde bezoekers of situaties waarbij je achteraf de namen van aanwezige personen moet kunnen opzoeken.
- Ten slotte is het om te voldoen aan bepaalde normeringen (onder andere ISO-9001, ISO-22000 en HACCP) verplicht om een logboek bij te houden. Uiteraard kan dit ook digitaal.
Hoe bezoekersregistratie organiseren?
Digitale bezoekersregistratie verloopt bijzonder vlot met prime Visit. De aanmeldterminal kunt op een plek naar keuze plaatsen en later eenvoudig verhuizen naar een balie of een andere desk.
Na een voorafgaande registratie meldt je bezoeker zich aan met behulp van een QR-code of een identiteitsbewijs. Dit kost nauwelijks een minuut tijd. De QR-code kan makkelijke en snel gescand kan worden (ook mobiel), zodat je bezoeker het scherm zo weinig mogelijk moet aanraken. Jij krijgt op de pc en/of smarthone onmiddellijk een melding dat je gast gearriveerd is en beschikt over een overzicht van alle geplande bezoeken. Bovendien is het bijzonder makkelijk om op basis van deze gegevens diverse rapporten te creëren.
Bezoekersregistratie verplicht in tijden van corona
Zeker tijdens de huidige coronacrisis is een digitale receptie uitgerust met prime Visit een uitstekende oplossing. Op deze manier kun je op elk moment anderhalve meter afstand met bezoekers garanderen. Bovendien kun je voor een uitnodigingsmail al aangeven welke coronagedragsregels en preventiemaatregelen jouw organisatie hanteert. Zo breng je bezoekers vooraf op de hoogte en kunnen zij zich op hun bezoek voorbereiden.
Per type bezoekers geef je ook duidelijk aan waar zij zich moeten aanmelden. Zo voorkom je onnodige contactmomenten en bewegingen op jouw terrein. Conform de regels van het GDPR / AVG worden de gegevens van je bezoekers in prime Visit slechts bijgehouden zolang nodig en worden ze nadien vernietigd. De conclusie? Bezoekersregistratie is altijd een handige tool, maar in noodsituaties is het een perfect middel voor het verhogen van de veiligheid van medewerkers en bezoekers.
Ook een bezoekersregistratie verplicht implementeren binnen uw organisatie? Kies dan voor prime Visit of neem snel contact op.
